灵活管控钉钉群组，建设信息高速公路—在钉钉互联中遇见美好教育之组织和沟通数字化

浙江省杭州市富阳区东洲小学

华树森

【内容摘要】在六年多的学校信息化建设中，我们重点从提升信息沟通效率和建立新的沟通规则、沟通文化入手，解决沟通中因APP多、平台多、渠道多等原因导致的信息沟通“梗阻”问题。

【关键词】管控、高速、关联、结构、群组

问题与困惑—信息“轰炸”何时了？

当前组织管理和沟通的痛点问题。

水深：在不经意间，你被加入到一个个陌生的微信群、QQ群中，于是生活群、工作群、售后群等等充斥于你的群后台，这些群没有固定的头像，名称也是五花八门，可谓是深不见底。

火热：群内各类消息满天飞，@来@去，“呼朋引伴”，好不热闹，可谓是“热火朝天”。

当今社会，不管你是谁，无一例外地被卷入各色类型的群，我们的生活和工作被“群多”、“刷屏多”所“绑架”， 一条重要的信息， “翻个底朝天”也找不到！大家的工作和生活完全被搅在一起。

数字化办公有理念，却不能很好的落地生根。

痛！痛！痛！

1.工作和生活信息“如胶似漆”，“傻傻”分不清！

2.信息无序、缺乏有效沉淀——众里寻他千百度，蓦然回首，那人却“不在”灯火阑珊处！

3.被无效信息地毯式轰炸，无效信息占90%以上——寻寻觅觅，看似热热闹闹，却冷冷清清！

4.“@”在各类群里狂欢， @他和被她@成为工作效率最大的“杀手”！

在四年多的学校信息化建设中，我们重点从提升信息沟通效率和建立新的沟通规则、沟通文化入手，解决沟通中因APP多、平台多、渠道多等原因导致的信息沟通“梗阻”问题。

实践与提升：钉钉，让教育简单又温馨。

一、构建信息高速路和新的沟通文化—钉见美丽教育之组织在线。

“钉钉的成功最深处，是在碎片化办公的大环境下，人性中包含的对深度工作专注和效率的追求。而在这一点上，无论是老板还是员工，只要他还算是‘想做事的人’那就是共同的!‘观察’的不是表面而应该是人的内心。”

（一）组织管理痛点问题的思考。

1.什么是管理的痛点，尤其是大型组织的管理痛点？

大型组织管理的痛点是：规模大，信息多，部门职能交叉多。引发出管理问题：政出多门、信息不对称、缺乏协同。那么怎么来解决这些大型组织管理的痛点问题呢？我们通过钉钉平台和架构建设，组织扁平化、规则成文化，协同常态化等措施，很好的解决了这些痛点问题。

2.扁平化管理是什么？

（1）信息流动的快速化，消息触达的精准化。

（2）组织形式变化的柔韧性大大增强，根据业务形态而生成新的组织结构。

（3）组织内部的协同水平极大增强。

3.如何实现扁平化管理？

（1）完善组织结构，优化业务流程，而不是单纯地减少组织层级。

（2）规范信息渠道，对信息流归类，而不是单纯增加发声渠道和频率。

（3）增加员工对管理的参与感，而不是信息和要求的垂直触达。

（二）完善组织结构，建立专有信息沟通群组。

1.丰富钉钉组织结构—通讯录底层架构，是用好钉钉的核心。

杭州市富阳区东洲中心小学有下属5个校区，有36班、1200名学生、90名教师的公望校区，还有与本部距离30公里位于小岛上的、人数只有42人的“麻雀型”学校，全校校区、班级形态复杂，学生总人数超过2800多人、教职工248人。东洲中小像一艘“航空母舰”，要实现这艘航空母舰各个装备运转自如，在“大海”上畅通无阻，具有完整的组织架构和通畅的沟通渠道是必须的。

在2014年时，学校还处在信息化建设起步阶段，那时通过短信、QQ、腾讯通各类渠道进行沟通。但当时的腾讯通等APP或者短信后台，无法对组织架构进行扁平化搭建，只有几个大的群组，导致沟通散、乱、不精准，各类信息边“轰炸”，边“石沉大海”。有一次，中小通知下属校区某学科老师于某日到中小参加教研活动，时间到了，结果校区来人寥寥无几，经询问，说是没有看到通知。至此，我们开始反思当时的沟通工具的组织架构和沟通方式，确实存在信息被“层层过滤”和“泛滥成灾”双重挤压，出现信息沟通“梗阻”等严重问题。

2016年开始，学校引入钉钉，搭建丰富的钉钉底层架构，使之适合于扁平化管理的需求。学校将从需求出发，将组织架构分为三大类：行政类、学科类、管理组，行政类包含了班子成员、班主任、其他类，三个子类包含了所有的老师；学科类分为语文、数学、英语等各个学科，每个学科下面再分为一年级语文、二年级语文……等备课组。行政类主要解决的是上情下达，任务布置，学校常规工作、上级工作布置落实。学科类分组主要解决的是教学专业的沟通。为实现扁平化管理，专门建立管理组，横跨行政和学科，根据业务需要，进行灵活的组合，比如OA文件派发组、OA任务流转组、备课组长年级组长教研组长组织、各基层管理组和班子成员相互融合。

尤其值得一提的是，经过四年多的完善，为便于精准沟通和扁平化管理，学校通过“套娃式”的方法，把学校的组织结构搭建的精干而丰富，为后续的群组建立和精准沟通打下了良好的“地基”。

2.结构和群组关联是用好钉钉的关键。

以往的学校使用的腾讯通、信鸽等APP软件，组织架构和群组是“两张皮”，相互脱离的。组织架构仅仅用来找人，而信息沟通群组等又需要临时搭建，信息的渠道或者过多或者太少，无法做到精准沟通，信息沉淀也存在较大不确定性。

钉钉部门群的建立。四年多来，我们不断完善钉钉的组织架构，且充分利用钉钉组织架构和钉钉群组关联的优势，通过“套娃式”搭建丰富的组织架构，同步生成各类适用扁平化管理需求的钉钉“部门群”，来满足各类场景下的高效沟通需求。

以学校班主任组织为例，首先建立全校班主任，其下建立一年级班主任、二年级班主任……，班主任管理组（含班子成员，班子成员下含OA文件派发组、OA文件流转组），通过结构与群组关联的方法，自动生成了“全校班主任群”、“一年级班主任群、二年级班主任群……”、“班子成员群”、“OA文件派发群（含校长室校办室成员）”、“OA文件流转群（含班子成员等）。教师在沟通时，不仅可以通过结构快速找到人，快速识别教师的工作岗位，快速选择相应的人员，发起DING、单聊、公告等。也可以快速找到群组，在群组内进行沟通，所发信息得到有效、有序沉淀。要查询相关信息，只要在信息搜索栏内一键搜索，相关群组、信息一键弹出，方便高效。

钉钉角色群的建立。当群成员横跨多个组织，无法通过结构和群组关联建立“部门群”来满足建立群组需求的时候，可以利用角色的概念来建立横跨部门的“角色群”。

以“区管校聘工作群”为例。区管校聘工作小组成员含部分班子成员、工会成员和普通教师，如果再建立一个相应的组织架构，不仅让组织显得臃肿，而且该部门和群组非常用，没有必要。此时，将工作组成员的角色设置为“区管校聘”，然后建立“角色群”，既满足了群沟通的需求，又精简了组织架构。学校另外根据需求建立了“杭州人才群”、“出入境管控群”等角色群。

（三）和结构高度关联的“部门群”，横跨部门的“角色群”的优势。

1.减轻老师建群、“养群”负担。学校通过与结构关联建立“部门群”，通过角色设置和关联，建立跨部门的“角色群”，这些深度切合学校各类沟通场景的群组占了所有群组的90%以上。统一由管理员在后台建立和维护，老师即用即走，毫无负担。

2.沟通信息有序沉淀。因为群组固定，不像微信群那样每年建立一些群，自从使用钉钉部门群、角色群后，学校沟通不再“居无定所”，不仅沟通更加精准、快速，而且所有信息得到有效沉淀，教师需要查询信息，一件搜索即可，聊天文字、图片、文件等，长期保存，随时调用。

3.铁打的营盘，流水的“兵”。学校组织架构、部门群、角色群，犹如一个个营盘，在关键处、要害处“安营扎寨”，不变的是“营寨”，变的“将兵”。比如“张三”去年是三年级语文老师，今年换岗为五年级科学，且兼任少先队大队辅导员，那么后台将其从三年级语文组调出，进入五年级科学，且放入班子组中的德育处。那么他将自动从三年级语文群、语文教师群中退出，进入到“五年级科学教师群”、“科学教师群”、“德育管理群”、“班子成员群”等，极大减轻了管理层建群沟通的负担，各类“管事”的人不需要再“拉帮结派”，而只需在分工当天静静等待几个小时，那么他新的“部下”会陆续进入他的“营帐”来工作。

4.建立群文化。学校所有部门群、角色群甚至临时群，都建立与沟通场景相切合的群头像、群名称，长期使用后，老师几乎不用找寻群名称，通过头像即可知晓是什么群，极大方便了沟通。同时，也能通过“群名片”方式体现、渗透学校文化。

二、构建信息高速路和新的沟通文化钉见美丽教育之沟通在线。

（一）问题之一：信马由缰，左冲右突。

NO.1信息冗余，@ 为王 @ 狂舞！—各类沟通群组，有群主没有“首领”，个个像掉了线的风筝，随风飘荡。群主毫无存在感，面对刷屏只能“望洋兴叹，束手无策”！

NO.2普通的事情说3遍，重要的事情说10遍。

NO.3信息、文件不是“淹没”别人，就是在被别人“淹没”的路上！

解决之道：建立新的沟通文化—改变沟通习惯！

1.消息触达晋级为消息必达：重要信息，若干时间后，可对“未读”钉一下，通过“语音钉”和应用内钉的形式消息必达。

2.让刷屏退出历史舞台：

（1）“已读未读”，改变“收到回复”的习惯。

（2）请不要回复：避免给他人造成工作干扰，避免重要信息被淹没。

（3）请不要把@某人的习惯带到钉钉!

3. 群管理能力大大增强：冗余、刷屏信息，24小时内，“可以买到后悔药”，发送人和群主都可以撤回，打造纯粹的工作沟通环境。

我应邀前往阿里巴巴为全国各地参访团讲座，之后，有一个12年制的人数超过5000人的更大规模学校的行政校长告知我他们的沟通状况，如上图。他听了关于群组关联和管控的讲座后，对于他们把钉钉用成了一般APP的效果，感到“痛苦”、“无奈”、“焦灼”！之后，这位行政校长按照我们学校的方法，搭建结构，关联群组，建立沟通规则，现在沟通效率提升90%以上。所以人性化管控，恰是对于人的尊重—为他人和自己节约时间，避免无效信息的干扰，让钉钉“管理小工具”成为刷屏、爬楼的克星！请 勿“谈控色变”、也无需再为“刷屏”痛苦！

4.让点赞成为学校规则和文化认同。

目前大量的刷屏，往往是“兴高采烈”、“和谐文化”所致，领导所发信息，不回显得不尊重，同事所发喜讯，不回显得冷漠。以至于各类群组重要信息在赞歌声、“相互温暖”中被淹没。钉钉的长按消息贴表情的功能可以让赞歌和高效和谐并行。比如，有一次食堂早餐丰富了些，老师们开始点赞，重要信息很快被淹没，我及时做了钉钉新点赞方式的截屏，告知大家怎样来点赞。之后通过撤回冗余信息等方式，让点赞新方式成为学校的规则和大家对新沟通文化的认同。

5.让有序、干净成为班级沟通规则和文化认同。

疫情期间，老师让家长上传学生健康码，承袭旧有习惯，大家纷纷在班级群内上传截屏图片，一个群十几分钟就刷屏40多张照片，重要信息瞬间被淹没。怎么办？我深知，作为管理员，你应该随时在他们需要的时候出现，随时随地辅导，让他们有技术安全感，逐渐使他们对钉钉充满新的期待，而不是对新事物的恐惧感！ 我随即通过钉钉便签、微课等方法，向大家介绍了：群后台建立文件夹，转发到群来收集图片，或者通过钉钉智能填表方式来收集图片等方法，信息搜集快速、高效、不干扰。

又如，现在老师征求家长，了解孩子信息时，不再使用微信接龙方式，而是使用微投票、智能填表等方式来进行。老师们从对接龙的司空见惯、痛苦不堪到现在利用小工具轻松应对，让大家享受到技术带来的便捷和高效。

6.让规范建立在可能性上，并且善加引导。

有一次，总务处孙老师在年级组长群内请大家将家长陪餐人员告知他，并且强调单发给他。但是有的老师直接把名单发到群里。我在群里再次强调，名单单发，避免无效信息对大家的干扰。但是有一位年级组长认为，大家往群里发名单有助于不断提醒他。这时就产生了矛盾：发消息有助于工作提醒，但会形成信息淹没和干扰。这时，我及时推出了钉钉的“稍后处理”功能，一个简单的截图、便签，通过冗余信息的撤回等动作，迅速推广了这个功能，既提高了沟通的效率，又使老师放松心情，不必为琐事挂怀。

7.静水流深，数据沉淀，一键提取，快速反应。

要让老师喜欢上钉钉，强迫他们使用是没有用的，也是不长久的，唯一长久且让他们喜欢的是，给他们提供“无限可能性”，让他们对新的“傻瓜式”的“简政提效”功能充满期待。

资料的沉淀、沟通信息的沉淀，无疑是非常必须的。钉钉群组、钉盘、群文件夹等丰富的功能，对信息、数据“呼之即来”（一件搜索调用）和“挥之即去”（快速便捷的分享），大大的增强了老师们对信息的把控 感， 使老师们对钉钉使用的粘性度越来越强。

结论：管控也是人性化，人性化和工具无关，和工具的使用规则和方法有关，有效的管控本身就是人性化。人性化源于制度设计，和钉钉本身无关，钉钉只是提供了专注能力、管控能力而已。

神经学上，要改变一个行为最好的方法是用你要的行为去取代你不要的行为。好比不要孩子吃糖，就请把糖拿走，不要放在他面前又不准他吃。孩子们的好习惯就是这样养成的。

（二）问题之二：组织林立，各立山头。

NO.1每人建群、每事建群、随意拉群！工作群、粉丝群、设备群，八竿子打不着的人也成了群友！

NO.2群内非真名，各类投票、推荐、微商夹杂，信息有效率极低，安全问题凸出！

解决之道：建设学校信息流“交通系统”。

1.建立立体式交通系统。

（1）各类固定的大群：基于结构的部门群：“高速”——统一管控，没有岔路，各行其道。

（2）各类固定的小群：基于结构的部门群和内部群：“国道”——指定管理员，有红绿灯，大家自觉遵守规则。

优势1：基于组织架构所建立的各类群组，安全、姓名真实，单位外部人员无法进入，可以自定义群组名称、群头像。群成员无法随意加人。

优势2：90%的群组统一在后台建立，学校利用两个管理员账号，建立了所有的管理类、学科类群组、班级群组。统一管理，减轻教师管理负担的同时，增强了群管理水平。

优势3：极强的群管理功能，后台可设置群禁言功能，适合重大信息发布，重要信息传递时使用。尤其适合班级群被负能量信息占屏时使用。重要的事情说3遍？不，重要的事情说1遍！比如，我们设置了在编教师组—关联到“重要发 布群”，有关绩效、人事、公示等信息，发布到群里，群内150多人，信息几乎秒读，因为重要，所以1遍！因为1遍，所以速读！

2.临时群组：内部群：“乡间小路”——无红绿灯，岔路多，问题多，允许多问、多讨论。一事一群，事情结束，解散该群。老师群后台干净清爽，不留尾巴。

如右图，教导处副主任章仕花带队参加一个比赛，要建立临时群，群成员含家长、班级老师和教导处成员。按一般方法，需要我建立、加人，人一多，工作压力就会较大。现在利用“群管理员”功能，我可以利用小号（非常用的手机号）建立临时群，只要加2-3个人即可，然后设置章仕花老师为“群管理员”，她就可以根据需要自己去增删人员，如同她自己建立的钉钉群。待事情结束，通知大家保存好资料，我在后台一键解散群组。极大减轻了老师们建群、管群等负担，老师们的群后台也非常干净，没有冗余的群组。

（三）问题之三：寻寻觅觅，冷冷清清。

NO.1普通班级群，从一年级开始到六年级，一大堆的群，家长也搞不清哪个群。

NO.2虽有群主,却群龙无首，负能量消息、无效会话刷屏，老师束手无策。

NO.3收交材料、信息发布和回复、数据收集等，都往群里拖，“爬楼抠消息”成为家常便饭。

偶然听到一个老师跟我“诉苦”：她每天回家要和老公分工，今天她“爬楼”，她老公烧晚饭，第二天，她老公“爬楼”，她来烧晚饭。我说，爬什么楼，她说：“爬楼看消息”。他们班各个学科、班主任建立各自的微信群，老师一发消息，群里不断跟风，要找一条有效信息，真的好难！这让我深刻感到现实中信息无序带给家长的困扰。我跟她说，你比一般家长更痛苦！她好奇的说：“为什么？”，我说：“因为你们班在用钉钉班级群，而且管控的很好。”她说：“确实是这样”。

解决之道：构建班级信息高速路和新的班级沟通文化。

1.钉钉家校通讯录，直接关联、生成班级群，一个群，用到毕业。“铁打的班级流水的老师”，班主任管理负担为“0”。

2.信息和资料有“仓库”。有关班级的沟通记录、照片、文件统一收纳在群后台，随时调用。

3.无需爬楼与刷屏，因为有“快搜”、“信息凸显机制”。如右上图。

4.开足各类通道，告别刷屏式“接龙”，让“管控”也温馨！钉钉智能填表收集信息，钉钉表格在线协同编辑，班级圈记录学生成长等等，让家校沟通更温馨、更便捷、更干净。

（四）问题之四：信息“地毯式轰炸”何时休？

NO.1培训、会议等通知下达，不知对方收到没有。

NO.2为了保险起见，重要会议，一个个电话确认，大型会议，各类APP、短信“地毯式轰炸”。

NO.3点名时发现有人未到，经询问，说没看到——累并无奈着。

解决之道：组合拳，精准出击，让“子弹”再飞一会儿。

1.会议、工作提醒：群+日程+单聊组合。上午九点五十分召开班子会，八点在群里发起钉日程，明确会议时间、地点、主题，选择单聊推送，提交之后，即在群里发起会议提醒，同时单聊推送给个人，确保消息必达。在九点三十分时，系统再次提醒会议。确保会议通知到位。

2.签到新方式：钉会议，二维码签到，效率高。截止时间一到，签到情况自 动推送到会议发起人。

3.会后有跟进，开高效和有温度的会议！

通过钉钉日志制定会议绩效通报模板，会后发起绩效通报，自动抄送到教师群。议记录马上推，未参会人员及时知晓会议内容。

沟通和能力同样重要！当前，互联网+背景下，各类平台层出不穷，APP功能强大，迭代快速。在信息的覆盖率上是没有任何问题的，同时也带来了信息轰炸的问题。我们应当从信息爆炸中，反思信息的真正触达率有多少，尤其是触达之后，受众的反应率是多少。没有受众的反映的信息哪怕再重要也是无效信息。只有当信息的反应率达到一定程度，组织才有强大的执行力，有执行力组织才能不断强大，从而不断提升凝聚力。这才是信息智能管控和信息高速路建设的最终目标，这才是人性化。狂轰乱炸、信息无序、谁都可以乱发信息，看似自由，却能让人寸步难行，这绝不是任性化。

反思与总结：拥抱变革，破立自如！

1.我们有太多的规则紧抱不放，看似是一种文化和稳重，但不与时俱进，原有的文化会让人变得守旧，稳重反而让组织变得臃肿。习惯和偏见，对管而不控的现状比较麻木，可能是现阶段工作方式未彻底改变的原因。我们要做的是让信息通过合理的渠道有规则的进行流动。

2.变革：丢掉原有的规则，改变自己的思维模式。迭代、迭代、不断地迭代，以适应组织和管理的变化。同时，我们也通过迭代自己的管理模式，不断与钉钉共创，让钉钉更切合具体的各行各业的工作场景。

用工具进行管理，首先要管理好你的“管理工具”，我们应该管控工具而不是被工具所制，用其所长而避其所短，达到人性效率和规则效率的和谐统一。

3.技术是核，落地为王。流程变革的推行阻力更多来自于执行者对流程的不够了解，这需要我们研究者、部署者充分换位思考，随时随地的辅导他人、帮助他人，做好老师工作的那根“拐杖”，而不是“教鞭”、“指挥棒”。

先进的工作方式一旦建立，谁也不愿意再回到过去了！

笔者有幸参加了教育部国培项目，在2020年11月通过钉钉直播方式向上万名全国参与信息化建设国培的教师进行了“灵活管控钉钉群组，建设信息高速公路”的直播讲座，引起学员强烈共鸣。在2021年4月，笔者应杭师大邀请，录制了教师信息化2.0提升工程特色课程，通过直播、亲自到各区域进行部署和分享，在分享的第一部分：钉钉组织架构与群组管控，都能引起听众强烈共鸣，因为大家一直困扰于被无效信息轰炸，这也证明了，我们选择这个切入口来建设学校信息高速路是正确且必要的。

钉钉技术团队平均一次来校共创，2021年4月15日，钉钉组织与架构技术部来东洲小学进行深度共创，完全吸纳东洲小学经验，将此方案进行深度研究，打包成整体方案，推广全国。

钉钉技术团队平均一周一次来校共创或者线上视频会议共创

作者简介：华树森 高级教师 杭州市富阳区东洲中心小学办公室主任；钉钉专家顾问委员会顾问，钉钉数字化局长高研班特聘讲师，国培信息化项目讲师，浙江省教师信息化2.0提升工程讲师；“钉钉教育·深壹度”发起人（迄今全国200多深度应用、区域引领学校管理员和钉钉所有技术部核心、产品运营经理加入，成为全国钉钉共创、设计最活跃的组织之一）。

华树森老师为全国各地教育局团队、信息化专家、钉钉部署专家线上线下分享上百次，数字化校园建设管理课程被相关大学收录为校长管理课程、数字化教师培训课程。